T-Factory｜無料セルフ点検
システム活用度 点検
7問で、今のシステムを使い続けるか・使い方を直すか・入れ替えるかの目安が出ます。
システムの入れ替えを考え始めたら、先に確かめたいのは「古いかどうか」より「使い切れているかどうか」です。入力したデータが判断に使われているか、同じ内容を手で書き写していないか、担当者が抜けても続けられるか。事実を選ぶだけの設問で、使われ方と続けやすさの2つの面から今の状態を整理します。
今のシステムについて、いちばん近いものを選んでください
受発注・在庫・売上・勤怠など、毎日の業務で使っているシステムを1つ思い浮かべてお答えください。Excel・Accessで社内で作った仕組みや、クラウドのサービスも含みます。分からない設問は「わからない」を選んでください。
点検の結果
今のシステムは、使い続けてよい状態です
データが判断に使われ、業務との合い方や引き継ぎにも大きな問題は見当たりません。入れ替えに費用をかけるより、今の仕組みで出ている数字から、会社のどこが一番詰まっているかを見つけるのが次の一手です。
入れ替えの前に、今のシステムを使い切る余地があります
システムの中身は業務に合っていて続けられる一方、入力したデータが判断に使われていなかったり、書き写しが残っていたりします。この状態で入れ替えると、新しいシステムでも同じ使われ方になりやすくなります。使われない原因を1つに絞り、そこから直すのが近道です（入口は定着クイック診断・5万円）。
よく使われている分、システムが業務に追いついていません
データはきちんと使われていますが、必要な数字が出せない・業務の変化に合わない・引き継げない、といった限界が出ています。入れ替えや作り直しを検討してよい段階です。その際は、今のシステムに入っている業務のルール（計算の仕方・締めの順序など）を書き出してから移すと、移したあとの手戻りを抑えられます。
システムを選び直す前に、業務の流れから決め直す段階です
データが使われておらず、システムも業務に合わなくなっています。この状態でシステムだけを入れ替えても、新しいシステムが同じように使われなくなるおそれがあります。先に、どの業務のどこが詰まっているかを洗い出し、システムに任せる範囲を決めてから選ぶのが順序です。
数字で現状が見えたら、次のステップは「業務フロー×AI活用設計」です。
まず、今のシステムの使われ方を社内で確かめるところからです
「わからない」が3問以上ありました。システムがどう使われているかを全体で把握している人がいない状態は、それ自体が入れ替えや改善の判断を難しくします。無料相談で、誰に何を確かめればよいかの整理からご一緒します。
↑ 続けやすさ 高い
← 使われ方 低い高い →
担当者が抜けると止まるおそれがあります
どの結果の場合も、今のシステムが何を・どの順で処理しているかを書き出して残しておくことをおすすめします。Excel・Accessで作った仕組みなら、中身を読み解いて書き出すところからお手伝いできます。（個別システム開発を見る）
気になった回答
- Q1. システムに入力されたデータを、入力した人以外の誰が見ていますか
入力したデータを見る人がいないと、入力が作業のための作業になり、続ける理由が現場に伝わりません。誰がどの数字を見て何を決めるのかを先に決めておくと、入力する理由がはっきりします。
- Q2. システムの数字を、集計や判断にどのくらいの頻度で使っていますか
記録としてだけ残っている状態です。月次の会議など、すでにある場面で1つの数字を見るところから始めると、使い道が定まります。
- Q3. 同じ内容を、システムとExcel・紙など別の場所に、手で書き写していますか
書き写しは、システムを入れ替えても残りやすい作業です。どの帳票を、誰が、何のために写しているのかを洗い出すと、直す範囲が絞れます。
- Q4. 導入したときに使う予定だった機能のうち、今使っているのはどのくらいですか
使っていない機能の中に、今Excelや手作業でしていることが含まれていないかを確かめてください。入れ替えの費用をかけずに改善できる場合があります。
- Q5. 経営や現場で知りたい数字のうち、今のシステムから出せないものはありますか
数字が出せない原因が、システムの限界なのか、入力の仕方や設定なのかで打ち手が変わります。どちらかを見分けてから、入れ替えるかどうかを決めます。
- Q6. システムの画面や項目は、今の仕事の進め方と合っていますか
業務が変わったのに、システムがそのままになっている状態です。直すのがシステムの側か、仕事の進め方の側かを、1つの業務を例に決めるところからです。
この点検は、選んだ回答から目安を出すものです。実際の状態は、システムを使っている方の席で業務を見て確かめます。